Check liste du soir

Dans cet article je vais vous raconter comment un réceptionniste organise son travail. Vous savez déjà qu'il y a différents horaires de travail : à l'hôtel Vernet on distingue 2 horaires principaux d'un réceptionniste (on n’inclut pas les réceptionnistes de nuit, que l’on s'appelle "The night"). Il y a donc le matin "M" (7h-15h30) et le soir "S" (14h30-23h). S’agissant de ma première expérience et afin de faciliter mon apprentissage, Jonathan (mon tuteur de stage) m'a affecté pour du soir pour mon premier mois de travail. Pour une stagiaire débutante comme moi, les horaires du soir sont effectivement les plus adaptés.

Alors comment ai-je organisé mon travail du soir? Pour cela il existe une check liste du soir. En quoi consiste une Check liste du soir? C'est un document Word (la photo) que le réceptionniste doit imprimer quand il commence son travail. Il récapitule toutes les tâches qu’il à effectuer pendant la journée. Et afin de ne rien oublier, le réceptionniste remplit ensuite une Check liste.

La première chose à faire est de prendre les consignes du réceptionniste du matin. Cela veut dire que le réceptionniste du matin explique toutes les demandes particulières et les problèmes qu’il peut y avoir eu avec les clients pour cette journée. Ainsi, nous pouvons être au courant de tous les problèmes qui se passent à l'hôtel et comment nous pouvons les gérer. Avec les consignes, nous vérifions aussi toutes les arrivées du jour : combien il en reste, ainsi que d’autres détails.

La deuxième chose à faire est la caisse. En général ce n’est pas trop difficile, il faut juste être très attentionné.

Après j’effectue la facturation de mini bar et de pressing. (Je vous raconterai dans le prochain article pourquoi il est nécessaire de faire cela).

Ensuite je dois contrôler les arrivées du lendemain (ça s’appelle « Jour+1 »). Nous faisons cela pour bien connaitre tous les clients et préparer les traces, qui sont des notes concernant les clients (par exemple, si le client est déjà venu à l’hôtel, nous écrivons un mot « welcome back », ou s’il souhaite avoir des lits séparés dans la chambre, etc.)

Après je contrôle le Rack, ce sont tous les dossiers de clients qui sont maintenant à l’hôtel (je fais cela pour vérifier si on a bien toutes les informations concernant les clients, comme les passeports, adresse, email et pré-autorisation pour leur séjour).

Vers 19h je fais les courtesy call. Je vous expliquerai de quoi il s’agit et pourquoi cela est nécessaire dans mon prochain article.

Et ensuite je clôture la caisse avant d’arrive des réceptionnistes du nuit.

Donc c’est sont les taches les plus importants du travail d’un réceptionniste qui travail après midi.